Tipps für eine aufgeräumte Werkstatt
Kennen Sie das: Der Arbeitstag beginnt, aber das erste, was uns an unserem Arbeitsplatz erwartet, ist Chaos. Wir verlieren Zeit mit der Suche nach Utensilien, einige Dinge gehen scheinbar gänzlich verloren und vielleicht bekommt sogar die Kundschaft diese Verzögerungen zu spüren. Im schlimmsten Fall kommt es durch die Unordnung sogar zu kleinen oder großen Arbeitsunfällen.
Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz schaffen hier Abhilfe. In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie Sie Büro oder Werkstatt aufräumen und bekommen praktische Tipps, wie die Umsetzung reibungslos funktioniert.
Warum ist Ordnung in der Werkstatt so wichtig?
Es gibt viele gute Gründe für Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz. Unordnung hat nicht nur Zeitverlust zur Folge, sondern kann sich auch negativ auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter auswirken. Grundsätzlich optimieren Sie in Ihrer Firma deshalb durch effektives Aufräumen nicht nur die Arbeitsumgebung, sondern auch die Arbeitsbedingungen und die Arbeitszeit.
Entscheiden Sie sich für ein langfristiges und somit effektives Ordnungssystem, ist dies ein kontinuierlicher Prozess. Nach einer ersten großen Aufräumaktion nehmen die einzelnen Aufgaben nur noch wenig Zeit in Anspruch und werden gleichzeitig konstant optimiert. Da jeder notwendige Gegenstand einen eigenen Platz bekommt und so immer griffbereit ist, werden Arbeitsabläufe verbessert. Sämtliche Tätigkeiten in der Werkstatt, dem Büro oder an jedem anderen Ort gehen so reibungsloser vonstatten.
Vorteile eines Werkstatt-Ordnungssystems
Die Arbeitsplätze dauerhaft sauber zu halten, bringt deutliche Vorteile. Auch steht der anfängliche Aufwand bei der Einführung einer Werkstatt-Ordnung in keinerlei Verhältnis zu der langfristigen positiven Auswirkung für Ihre Mitarbeitenden und das gesamte Unternehmen. Das erreichen Sie mit einem konstanten Ordnungssystem:
- mehr Sicherheit: Durch Ordnung am Arbeitsplatz stehen weniger Gegenstände im Weg, wodurch Arbeitsunfällen vorgebeugt werden kann.
- Zeitersparnis: Haben Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sämtliches Werkzeug stets zur Hand, geht kaum noch Zeit für die Suche dieser Utensilien verloren. Die Arbeit wird effektiver.
- weniger Verschwendung: Da sich alles am rechtmäßigen Platz befindet, gehen weniger Gegenstände verloren und müssen somit seltener ersetzt werden. Auch die verfügbaren Flächen werden optimal genutzt. Die regelmäßige Kontrolle der Gerätschaften sorgt darüber hinaus für zeitnahe Wartung und Reparatur sowie einen besseren Überblick über Ihre Gerätschaften.
- höhere Produktivität und bessere Übergaben: Da sich die Belegschaft durch saubere Arbeitsplätze wohler fühlen wird, wirkt sich das Aufräumen auch positiv auf die Produktivität aus. Gleichzeitig laufen Schichtübergaben durch mehr Ordnung flüssiger ab.
- bessere Kundenzufriedenheit: Sei es in der Werkstatt oder im Büro, als Anbieter von Dienstleistungen kommen Sie regelmäßig mit Kundinnen und Kunden in Kontakt. Durch einen durchweg ansehnlichen Betrieb steigt die Wertschätzung von außen. Auch wird keine Zeit mehr durch unnötiges Suchen verschwendet, was wiederum den Fokus zurück zur Kundschaft bringt.
Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz: diese Gesetze gelten
Einen aufgeräumten Arbeitsplatz zu haben, verstehen viele Menschen als ihre eigene Entscheidung. Doch besonders an Orten, an denen mehrere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich einen Arbeitsplatz teilen oder die Kundschaft mehr als den Empfangsbereich im Blick hat, wird schnell das Gegenteil deutlich. Tatsächlich ist Sauberkeit in der Arbeit, ob in der Werkstatt oder im Büro, sogar gesetzlich geregelt.
Sowohl im Arbeitsschutzgesetz als auch der Arbeitsstättenverordnung wird Hygiene explizit erwähnt. Ein hygienischer Arbeitsort muss gewährleistet sein und kann damit auch von Mitarbeitenden eingefordert werden. Darüber hinaus gehört der Arbeitsplatz grundsätzlich dem Arbeitgeber, weshalb ein Recht auf Weisung und Direktion besteht. Der Betrieb kann somit jederzeit Richtlinien aufstellen und durchsetzen, welche die Ordnung am Arbeitsplatz garantieren, wie beispielsweise ein Verbot von privaten Gegenständen.
Auch sollte erwähnt werden, dass alle Angestellten und deren Arbeitsplätze gleichbehandelt werden müssen. Wird eine Person aufgrund von Unordnung ermahnt, muss dieser Hinweis für die gesamte Belegschaft gelten.
Lieferzeit 5 Werktage
Ihre Werkstatt effektiv aufräumen mit der 5S-Methode
Alle Arbeitsplätze langfristig aufzuräumen, kann zunächst sehr aufwendig und kostenintensiv wirken. Doch gibt es eine Herangehensweise, wodurch Sie in nur wenigen Schritten effektiv für Ordnung in der Werkstatt, der Fertigung oder jedem anderen Arbeitsplatz sorgen.
Die sogenannte 5S-Methode wurde in den 1950er-Jahren von dem Japaner Taiichi Ōno erfunden. Sie sollte die Produktionsprozesse der bekannten Firma Toyota langfristig optimieren. Das „S“ steht hierbei für die fünf japanischen Begriffe „Seiri“ (Sortieren), „Seiton“ (Systematisieren), „Seiso“ (Saubermachen), „Seiketsu“ (Standardisieren) und „Shitsuke“ (Selbstdisziplin). In den 1990er-Jahren wurde die 5S-Methode schließlich auch im Westen bekannt und von immer mehr Unternehmen für Sauberkeit und Ordnung eingeführt.
#1 Sortieren (Seiri)
Im ersten Schritt geht es darum, das Büro oder die Werkstatt aufzuräumen, indem aussortiert und entsorgt wird. „Ist dieser Gegenstand für den alltäglichen Arbeitsablauf notwendig?“ Mit dieser Ja-oder-Nein-Frage lassen sich sämtliche Dinge am Arbeitsplatz in zwei Kategorien einteilen. Nicht Notwendiges kann anschließend weggeworfen oder anderweitig verstaut werden, sofern keine sinnvolle andere Verwendung gefunden wird. Ziel ist es, die Suchzeit wichtiger Arbeitsmittel zu verringern, eine bessere Übersicht zu ermöglichen und sich einen Überblick über den aktuellen Bestand zu schaffen.
In einer Werkstatt sieht das womöglich so aus: Nach einer Schichtübergabe findet ein Mitarbeiter vor lauter Unordnung am Arbeitsplatz das richtige Werkzeug nicht. Dadurch wird Zeit verloren, was sich möglicherweise auch auf die Qualität des Produkts und damit die Kundenzufriedenheit auswirkt. Durch die 5S-Methode kann dieses Problem behoben und zukünftig verhindert werden.
#2 Systematisieren (Seiton)
Nun sind nur noch notwendige Gegenstände vorhanden. Diese sollten praktisch platziert und markiert werden. Grundsätzlich gilt, die Wege möglichst kurz zu halten. Arbeitsmittel, die täglich und von den meisten Mitarbeitenden benutzt werden, sollten direkt griffbereit sein und es auch bleiben. Wird ein Werkzeug beispielsweise nur zweimal pro Woche oder sogar nur einige Male pro Monat benutzt, muss es dementsprechend auch nicht direkt neben den Arbeitenden platziert werden. Ordnung am Arbeitsplatz trägt so zur Arbeitssicherheit bei. Auch ist ein aufgeräumter Arbeitsplatz in vielerlei Hinsicht ein ergonomischer Arbeitsplatz.
In diesem Schritt der 5S-Methode werden auch langfristige Lösungen für sämtliche Objekte zur Reinigung festgelegt. Besen, Mülltonnen, Staubsauger und Ähnliches sollte immer am gleichen Ort gelagert werden und für alle Mitarbeitenden zugänglich sein.
#3 Saubermachen (Seiso)
Nachdem die Ordnung am Arbeitsplatz durch das Sortieren und Systematisieren eingekehrt ist, folgt das Saubermachen. Ganz gleich, ob in Ihrem Unternehmen Büroräume oder eine Werkstatt aufgeräumt werden: Sämtliche Geräte oder Maschinen, Böden, Oberflächen und Wände werden gesäubert und eventuell sogar gestrichen. Damit dieser anspruchsvolle Schritt in so einem Ausmaß nicht andauernd wiederholt werden muss, sollten Sie und Ihre Belegschaft im selben Schritt Lösungen gegen Schmutz, Staub und allgemeine Unordnung entwickeln. So können Sie beispielsweise Wartungszyklen einführen oder bestimmten Mitarbeitenden oder Arbeitsschichten Verantwortlichkeiten zuweisen.
Orientieren Sie sich hier an dem Ziel, für Sauberkeit zu sorgen, um wiederrum ein angenehmes Arbeitsumfeld zu schaffen. Die 5S-Methode hilft hier auch dabei, Risiken für Arbeitsunfälle oder technische Störungen zu senken. Steht beispielsweise ein Hubwagen an einem hierfür festgelegten Ort, ist es unwahrscheinlich, dass jemand darüber stolpert und fällt.
#4 Standardisieren (Seiketsu)
Ein Werkstatt-Ordnungssystem per 5S-Methode glänzt besonders dann, wenn es effektiv in den Arbeitsalltag integriert wird. Es lässt sich nicht vermeiden, dass über einen längeren Zeitraum Gegenstände wieder falsch abgelegt werden oder Mitarbeitende es langsam vernachlässigen, den Arbeitsplatz sauber zu halten. Standardisierung schafft Abhilfe. Die ersten 3S sollten regelmäßig wiederholt werden, wodurch der Aufwand hierfür sinkt. Zieht erneut Unordnung ein, fällt diese umgehend auf. Gleichzeitig ist es wichtig, den Auslösern für Schmutz oder Unordnung auf den Grund zu gehen und sie bestmöglich zu reduzieren.
Eine langfristige Verbesserung der Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz zeichnet sich ab, wenn die neue Arbeitsplatzorganisation für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nachvollziehbar ist. Farbliche Markierungen auf den Böden können verdeutlichen, welche Wege freibleiben müssen, wo sich Ablageflächen befinden oder wo Sperrgut und Müll gelagert wird. In der Produktion kommen darüber hinaus auch sogenannte „Shadowboards“, also Schaumstoffeinlagen mit abgemessenen Aussparungen, zum Einsatz. Diese sorgen dafür, dass Gegenstände und Ablagen perfekt zueinanderpassen. Dadurch finden Schraubenzieher, Hammer und sämtliches andere Werkzeug immer an den richtigen Ort.
#5 Selbstdisziplin (Shitsuke)
Selbstdisziplin ist der letzte Schritt der 5S-Methode und erfordert die Eigenverantwortung jeder einzelnen Person. Die vorangehenden Schritte sollten konsequent angewandt und die Möglichkeit der Durchführung sichergestellt werden. Wir empfehlen hier, dass Sie in Ihrem Unternehmen ungefähr alle 14 Tage eine Überprüfung durchführen oder durchführen lassen. Arbeiten Sie gemeinsam mit der Belegschaft eine Checkliste durch und besprechen Sie Anmerkungen und Abweichungen. Anhand dieser lässt sich der Prozess weiter optimieren, wodurch Sie und Ihre Belegschaft gemeinsam langfristig ein ideales Arbeitsumfeld gestalten.
Um den gesamten Vorgang ansprechend zu veranschaulichen, bieten sich Vorher-Nachher-Fotos an. Dadurch haben Mitarbeitende direkt vor Augen, welchen Unterschied Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz machen. Das kann besonders motivierend wirken.
Ordnung in der Werkstatt: mit diesen Tipps überzeugen Sie Ihre Belegschaft
Unabhängig davon, wie effektiv das 5S-System langfristig ist und wie positiv der Mehrwert: Der anfängliche Aufwand kann Mitarbeitende abschrecken und sie defensiv werden lassen. Beachten Sie die folgenden möglichen Anmerkungen, wird es Ihnen gelingen Ihre Belegschaft von der neuen Ordnung zu überzeugen:
- „Keine Zeit“: Einigen Mitarbeitern könnte die 5S-Methode wie zusätzliche Arbeit erscheinen, für die vielleicht sogar Überstunden gemacht werden müssen. Vermitteln Sie Ihrem Team, dass sich durch Ordnung am Arbeitsplatz langfristig sogar Zeit sparen lässt.
- „Zu viel Kontrolle von oben“: Da durch das Ordnungssystem strengere Regeln herrschen und viel ausgemistet wird, kann die Kritik aufkommen, dass die Belegschaft jetzt übermäßig kontrolliert wird. Hier ist es wichtig, dass das gesamte Personal sich auf Vorgaben einigt und sich niemand übergangen fühlt. Auch können Sie persönliche Schubladen und Ablagen einführen, die keinerlei Regelungen unterliegen.
- „Von diesem Gegenstand will ich mich nicht trennen“: Gerade beim ersten Schritt der 5S-Methode, dem Sortieren, könnte der oder die einzelne Mitarbeitende auf die Barrikaden gehen, wenn „zu viel“ weggeräumt wird. Dieses Gefühl kann vermieden werden, indem Sie beispielsweise Kisten bereitstellen, die erst nach einem Monat geleert werden. Gegenstände, die doch notwendig sind, können dann einfach entnommen und woanders gelagert werden.
- „Überforderung“: Jeder Mensch ist unterschiedlich, weshalb sich einige mit dem Aufräumen schwerer tun werden als andere. Niemand sollte auf sich allein gestellt sein. Gruppendynamik allein kann Abhilfe schaffen, aber auch die aktive Unterstützung untereinander bewirkt viel.
- „Bald ist es sowieso wieder unordentlich“: Auch Sinnlosigkeit kann als Anmerkung aufkommen. Das ist verständlich, denn alte Gewohnheiten lassen sich nur schwer ablegen. Wenn Sie Ihrer Belegschaft die 5S vorleben, wird es diesen leichter fallen, die Methode anzuwenden. Darüber hinaus könnten auch Belohnung das Durchhaltevermögen anregen.
Den Arbeitsplatz sauber halten mit Ordnungssystemen von RAU
Geht es in Ihrem Betrieb darum, eine Werkstatt aufzuräumen, ist RAU der beste Ansprechpartner für Sie. Unsere gesamte Arbeitsplatzgestaltung ist darauf ausgelegt, Sie im Arbeitsalltag zu unterstützen. Schubladenschränke und Beistellschränke helfen Ihnen dabei, ein Ordnungssystem zu implementieren. Weitere Produkte wie Arbeitstische und Werktische besitzen entweder bereits Schubladen oder können um diese erweitert werden. Durch mobile Werkbänke erhalten Sie Organisation in Kombination mit Flexibilität. Selbstverständlich finden Sie im Sortiment von RAU auch Zubehör, mit dem Sie Ihr Inventar erweitern und Ordnung und Sauberkeit in Ihre Produktion bringen.
RAU ist Ihr Ansprechpartner für tRAUmhafte Ordnung und Sauberkeit in der Produktion
Handelt es sich bei Ihrem Betrieb um ein Unternehmen der Produktion mit Werkstätten oder ähnlichen Arbeitsorten, dann sind Sie bei RAU an der richtigen Adresse. Seit mehr als 75 Jahren stehen wir für Qualität made in Germany. Die hochwertigen Produkte unseres Sortiments unterstützen Sie effektiv bei der Umsetzung der 5S-Methode. Werkzeugwagen, Montagewagen, aber auch Gruppenwerkbänke sind nur einige Beispiele, wie Sie mithilfe von RAU für Ordnung und Sauberkeit sorgen.
Gerne beraten wir Sie auch persönlich. Sie erreichen uns telefonisch unter der Rufnummer 07433 / 9882-0 oder wahlweise per E-Mail unter info@rau-gmbh.de. Entscheiden Sie sich für RAU, sind aufgeräumte Arbeitsplätze in Ihrem Betrieb zum Greifen nah.